La Direttiva UE impone alle organizzazioni l’obbligo di implementare canali di segnalazione interni accessibili a tutti i dipendenti. Poiché questi canali devono soddisfare determinati criteri, un’opzione più semplice è quella di utilizzare tecnologie di terze parti. È importante notare che non tutti i sistemi soddisfanno i requisiti di legge o le esigenze della vostra organizzazione. Quindi, cosa bisogna cercare nella selezione di un sistema whistleblowing?
Sia che abbiate appena iniziato o che stiate stilando una serie di opzioni, è probabile che ci siano diversi elementi nella vostra lista di controllo per aiutarvi a selezionare il sistema più adatto. Prima di prenotare una demo, ecco 3 cose importanti da considerare nella selezione di un sistema whistleblowing. Un sistema conforme sia alla vostra politica whistleblowing che alla direttiva UE!
- Facilità di accesso e di utilizzo
- Sicurezza e riservatezza dei dati
- Comunicazione anonima
1. Il sistema whistleblowing è di facile accesso e utilizzo sia per i segnalanti che per altri utenti?
Garantire che i canali di segnalazione siano di facile accesso e di semplice utilizzo è di estrema importanza. Ciò influirà direttamente il numero di segnalazioni whistleblowing che riceverete. Se la soluzione è troppo complicata da usare, il risultato potrebbe essere un minor numero di segnalazioni, una gestione errata delle stesse o la mancata trasmissione delle informazioni. Di conseguenza, comportamenti scorretti e frodi potrebbero passare inosservati.
Un esempio è la posta elettronica. Può sembrare strano: fare una segnalazione via e-mail sembra la cosa più facile in assoluto? Il problema della posta elettronica è la mancanza di anonimato. Un potenziale whistleblower potrebbe ritenere necessario creare un account di posta elettronica anonimo prima di inviare le informazioni. Ogni passo in più nel processo di segnalazione significa che potreste non ricevere potenziali denunce di illeciti.
È necessario cercare una soluzione per il whistleblowing che:
- mantenga riservata l’identità del segnalante
- sia facile da usare con un’interfaccia intuitiva
- sia disponibile in tutte le lingue necessarie
- funzioni su tutti i dispositivi
Fate tutto ciò che è in vostro potere per facilitare le segnalazioni.
2. I canali di segnalazione sono sicuri e protetti?
In base ai requisiti della direttiva UE sul whistleblowing, i canali di segnalazione devono essere completamente riservati. Le informazioni, comprese le immagini, gli allegati, gli indirizzi IP e i metadati non possono essere utilizzati per identificare il segnalante.
Questo requisito rende difficile la creazione di soluzioni interne all’organizzazione, in quanto qualcuno (probabilmente il reparto IT) dovrà accedere e gestire il database contenente informazioni sensibili sul segnalante. Il trattamento dei dati personali è regolato anche dal GDPR.
Quindi, per rispettare i requisiti, la soluzione più semplice è quella di fornire un servizio whistleblowing anonimo da parte di terzi. Tenete presente che è comunque vostra responsabilità assicurarvi che la soluzione del fornitore soddisfi tutti i requisiti di sicurezza dei dati, secondo la direttiva UE. Scegliete un fornitore che memorizzi tutti i dati su server all’interno dell’UE (SEE) e assicuratevi che tutti i canali di segnalazione siano sicuri e possano offrire l’anonimato al whistleblower.
3. Il sistema di segnalazione offre una comunicazione bidirezionale anonima con il whistleblower?
Abbiamo già concluso che la posta elettronica non è una buona soluzione per le segnalazioni whistleblowing, ma che dire dei moduli web anonimi? Queste soluzioni non offrono la possibilità di fornire un feedback al segnalante. Secondo la direttiva europea sul whistleblowing, il segnalante deve ricevere una conferma di presa visione entro 7 giorni e un feedback sulla segnalazione entro 3 mesi. Inoltre, occorre anche avere la possibilità di rivolgere domande di follow-up alla persona che ha effettuato la segnalazione.
La soluzione consiste nell’implementare un sistema whistleblowing tutto in uno, con comunicazione bidirezionale anonima incorporata. Una soluzione ottimale consiste nel creare credenziali di accesso anonime per il segnalante, in modo che possa comunicare e ricevere feedback sull’indagine. La selezione di un sistema whistleblowing con funzionalità di gestione dei casi semplifica inoltre l’indagine, in quanto tutte le informazioni, come il modulo di segnalazione con gli allegati, le conversazioni con il segnalante e la documentazione dell’indagine, vengono conservate in un unico luogo sicuro.
Scelta di un sistema whistleblowing adatto
Una volta ottenute le risposte a tutte queste domande, è necessario considerare anche i criteri specifici che la vostra organizzazione può avere per la selezione di un sistema whistleblowing adatto. Ad esempio, potrebbe trattarsi di:
- Un sistema multilingue
- Disponibilità del servizio 24 ore su 24
- Avete bisogno di una hotline telefonica?
- Funzionalità aggiuntive come un servizio di gestione dei casi di segnalazione di illeciti
- È possibile estrarre dal sistema statistiche e report sui casi whistleblowing?
La selezione di un sistema whistleblowing giusto non riguarda solo la conformità ai requisiti della direttiva UE sui segnalanti e alle leggi nazionali in materia. È necessaria anche una soluzione che possa essere facilmente personalizzata in base alle esigenze specifiche della vostra organizzazione.
Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Vorresti esplorare un sistema whistleblowing per la tua organizzazione?
Contattaci o prenota una demo gratuita!